U heeft uw vacature succesvol geplaatst en de reacties stromen binnen. Hoe selecteert u hier zo slim en snel mogelijk de beste kandidaten uit voor een sollicitatiegesprek? We zetten tien tips op een rijtje.

1 – Maak een lijst met harde criteria

Bedenk allereerst aan welke eisen uw kandidaat minimaal moet voldoen en maak daar de eerste selectie op. Hiermee filtert u direct een hoop sollicitaties eruit die toch niet voldoen. En via een standaard mailtje kunt u ze ook eenvoudig afwijzen. In deze afwijzing kunt u dat dan ook concreet benoemen. Zo weet de sollicitant meteen de reden.

2 – Gebruik eventueel voorselectievragen

U kunt vaak bij het plaatsen van een vacature op een vacaturebank van te voren voorselectievragen instellen die de kandidaat moet beantwoorden. Als ze niet voldoen aan de harde criteria die u stelt in deze vragen, krijgen ze vanzelf een afwijzing en ontvangt u de sollicitatie niet eens. Dat scheelt tijd in het verwerken van sollicitaties waar u toch niets aan heeft. Bedenk wel dat deze sollicitanten dan ook echt zijn afgewezen. Wees dus kritisch met uw harde criteria. Zie ook het volgende punt.

3 – Kijk kritisch naar uw criteria

Wees er wel zeker van dat de criteria die u stelt ook daadwerkelijk nodig zijn. Is het echt noodzakelijk dat iemand vijf jaar ervaring heeft in het werken in uw branche? Of mogen het ook vier zijn of in een andere branche? Uiteindelijk bepaalt u natuurlijk zelf wat belangrijk is, maar houd uw eisen en verwachtingen wel realistisch (afhankelijk bijvoorbeeld van het aantal beschikbare kandidaten die passend zijn op de arbeidsmarkt).

4 – Gebruik stoplichtmethode

Een handige manier om de brieven te selecteren is door gebruik te maken van de stoplichtmethode. Brieven die niet voldoen aan de criteria, komen op de rode stapel om direct afgewezen te worden en de interessante brieven op de groene. De twijfelgevallen markeert u met oranje, zodat u daar later nog een beslissing over kunt nemen.

5 – Selecteer op vast moment

Begin bij de eerste sollicitatie die u binnenkrijgt niet meteen met selecteren, maar kijk het een tijdje aan. Wacht een weekje tot u er meerdere heeft en kies dan een vast moment om die allemaal af te handelen. Zo kunt u ze beter onderling met elkaar vergelijken. U voorkomt dat u iemand al meteen afwijst die achteraf misschien wel de beste was. Bovendien werkt het efficiënter om er een vast moment voor uit te trekken in plaats van het tussen uw gewone werkzaamheden door te doen.

Extra tip: Wel kunt u tussentijds al met een schuin oog kijken naar de sollicitaties die binnenkomen om zo te peilen of ze een beetje passen bij de functie en uw verwachtingen. Als ze erg afwijken, kan het nodig zijn de vacaturetekst tussentijds aan te passen.

6 – Herken de knipper-plakker

Een sollicitant waarbij u het gevoel heeft dat hij echt geïnteresseerd is in uw functie heeft natuurlijk een streepje voor. Een cv en brief waar aandacht aan besteed is, liefst met persoonlijke aanhef, zou meer kans moeten maken dan eentje waar overduidelijk uw bedrijfsnaam in een standaard brief is geplakt. Of eentje die vol spelfouten zit. Uiteraard is het niet de enige factor en is het afhankelijk van het aantal reacties. Een schaarse IT’er met een rommelige brief kan toch erg waardevol zijn.

7 – Focus op de shortlist

Stop uw tijd niet in de sollicitaties die toch niet interessant zijn. Op basis van de harde criteria en ook de sollicitatie zelf (opmaak, spelfouten) moet u snel tot een shortlist kunnen komen met potentieel geschikte kandidaten en eventueel de twijfelgevallen. Besteed daar vooral uw tijd en energie in. Onder andere door de volgende twee punten.

8 – Betrek collega’s

Raadpleeg ook collega’s in uw oordeel. Bij voorkeur medewerkers die nauw met de nieuwe werknemer zullen samenwerken of de manager van de afdeling. Vraag hen wat zij belangrijk vinden in een kandidaat. Maar als het goed is heeft u dat al gedaan bij het opstellen van de vacaturetekst.

9 – Verzamel aanvullende informatie

Maak gebruik van Google en social media om meer te weten te komen van de kandidaten op uw shortlist. Dat helpt u om een beter beeld te krijgen, bijvoorbeeld over iemands persoonlijkheid. Staar u er niet helemaal blind op, want wat iemand privé allemaal uitspookt, hoeft iemand nog geen goede of slechte werknemer te maken. Maar een beetje extra informatie kan nooit kwaad, zeker niet als u twijfelt tussen bepaalde kandidaten.

10 – Gun uzelf de tijd

Een sollicitatieproces kost tijd. Neem die ook en vermeld dat duidelijk in de vacaturetekst. Een reactie geven binnen twee weken is netjes, maar wel krap als u ook nog heel veel andere werkzaamheden heeft. Het is helemaal niet erg om de termijn iets langer te maken. Gun uzelf de tijd om een goede keuze te maken. Het gaat immers wel om een nieuwe medewerker. En dan wilt u niet over één nacht ijs gaan.

Selecteren begint al bij de vacature!

Bedenk dat een goede selectie eigenlijk al begint bij de vacaturetekst. Als die duidelijk is opgesteld met concrete criteria, filtert u als het goed is al de verkeerde kandidaten eruit en trekt u goede kandidaten aan.

*Bron Okt Monsterboard